Bir işletmenin muhasebe ve stok sistemini değiştirmesi, hareket halindeki bir aracın tekerleğini değiştirmeye benzer: iş durmadan devam etmeli, ama değişiklik de eksiksiz yapılmalıdır. Bu yazıda, DİA ERP resmi iş ortağı olarak yürüttüğümüz geçiş projelerinde izlediğimiz adımları ve sık karşılaşılan hataları paylaşıyoruz.
1. Hazırlık: mevcut durumu fotoğraflayın
Geçişin ilk adımı, bugün nasıl çalıştığınızı netleştirmektir. Keşif aşamasında şu sorulara cevap ararız:
- Hangi program kullanılıyor ve kaç kullanıcı var?
- Kaç şube, depo ve kasa var?
- E-fatura, e-arşiv ve e-irsaliye kullanılıyor mu, hangi entegratör üzerinden?
- Hangi raporlar her gün, her hafta, her ay alınıyor?
- Programın dışında, Excel'de tutulan kritik bilgiler neler?
Son soru özellikle önemlidir. Çoğu işletmede asıl iş bilgisi programın değil, birinin bilgisayarındaki bir tablonun içindedir.
2. Modül ve kullanıcı yapısını belirleyin
DİA ERP modüler bir yapıya sahiptir; ihtiyacınız olmayan modüller için ödeme yapmanız gerekmez. Muhasebe, stok, satış-satın alma ve e-dönüşüm çoğu işletmenin başlangıç setidir. Üretim, CRM ya da servis modülleri ihtiyaca göre eklenir. Kullanıcı rolleri de bu aşamada belirlenir: kim fatura kesebilir, kim yalnızca rapor görebilir?
3. Veri temizliği: taşımadan önce temizleyin
Yıllar içinde biriken mükerrer cari kartlar, kullanılmayan stok kodları ve tutarsız birimler yeni sisteme taşınırsa, yeni sistem de eskisi kadar karışık olur. Aktarımdan önce:
- Mükerrer cari kartları birleştirin
- Uzun süredir hareket görmeyen stok kartlarını pasife alın
- Birim ve kategori yapısını sadeleştirin
- Açık bakiyeleri mutabakatla doğrulayın
4. Veri aktarımı
Logo, Mikro, Netsis gibi programlardan ya da Excel'den cari kartlar, stok kartları, açık faturalar ve bakiyeler DİA ERP'ye aktarılır. Aktarım önce bir test ortamında yapılır ve sonuçlar kontrol edilir: toplam cari bakiyeler, stok miktarları ve açık faturalar eski sistemle birebir tutmalıdır. Tutmayan her kalem canlıya geçmeden önce düzeltilir.
5. Role göre eğitim
Herkese aynı eğitimi vermek hem zaman kaybıdır hem de akılda kalmaz. Muhasebe ekibi, satış ekibi ve depo personeli kendi günlük işlerini yeni sistemde nasıl yapacaklarını görmelidir. En etkili yöntem, eğitimin gerçek verilerle ve işletmenin kendi ortamında yapılmasıdır. Antalya'daki müşterilerimizde eğitimi yerinde veriyoruz.
6. Canlıya geçiş
Geçiş tarihi genellikle bir ay başına planlanır; böylece dönem kapanışı eski sistemde, yeni dönem açılışı DİA ERP'de yapılır. Canlıya geçtiğimiz ilk günlerde:
- İlk faturalar ekiple birlikte kesilir
- Gün sonu kasa ve stok kontrolleri birlikte yapılır
- Eski sistem yalnızca sorgu amaçlı açık tutulur
7. İlk ay: yakın destek
İlk ay, soruların en yoğun olduğu dönemdir. Bu dönemde hızlı destek, ekibin yeni sisteme güvenmesi için kritik önemdedir. İlk ayın sonunda raporlar gözden geçirilir, eksik kalan ayarlar tamamlanır.
Sık yapılan hatalar
- Geçişi dönem ortasına planlamak
- Veri temizliği yapmadan her şeyi aktarmak
- Eğitimi canlıya geçişten çok önce verip unutturmak
- Excel'de tutulan kritik bilgileri keşifte atlamak
- Eski sistemi hemen kapatmak
Sonuç
Doğru planlanan bir DİA ERP geçişi, işletmeyi durdurmadan birkaç hafta içinde tamamlanabilir. Lumex Yazılım olarak DİA ERP resmi iş ortağı sıfatıyla Antalya'da kurulum, veri aktarımı ve eğitim hizmeti veriyoruz. Ayrıntılar için DİA ERP sayfamıza, ERP seçimi hakkında genel bilgi için ERP yazılımları rehberimize göz atabilirsiniz.
